By IDOX Soft

يفهم الناس ما يعنيه أن تصبح الشركة بلا أوراق ، لكن القادة يحتاجون إلى أسباب لفهم سبب قيام الشركة بذلك. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعل الأعمال التجارية غير ورقية: زيادة الإنتاجية - يستغرق الموظف في المتوسط ​​12 دقيقة للعثور على المستند الورقي الذي يبحث عنه. من خلال خطة رقمية جيدة التنفيذ وتصوير المستندات ، يمكن تقليل ذلك إلى بضع ثوانٍ أو أقل. يتيح تصوير المستندات لأصحاب المصلحة القدرة على مشاركة المستندات والتعاون معها وتبادلها والوصول إليها في ثوانٍ ، مما يقلل من وقت الاستجابة ويزيد من فعالية أعمالك. كفاءة التكلفة - يمكن أن تكون تكلفة الطباعة والأعمال الورقية باهظة. يتضمن تكاليف فرعية مختلفة مثل إدارة المعدات وصيانة السجلات الورقية وتكلفة المساحة. يمكن أن يساعد تصوير المستندات باستخدام iDOX في تقليل هذه التكاليف إلى الحد الأدنى من المستويات ، مما يساعدك على التركيز على مجالات العمل الأساسية وزيادة الاستثمارات في القطاعات ذات القيمة المضافة. سهولة الوصول إليها والوصول إليها دائمًا - يمكن الوصول بسهولة إلى المستندات التي تم تحويلها من خلال السحابة أو النظام باستخدام أي جهاز متصل بالإنترنت ، في أي مكان أو في أي وقت. التعرف البصري على الأحرف: تساعد تقنيات التعرف الضوئي على الحروف جنبًا إلى جنب مع الفهرسة المناسبة للبيانات في البحث والوصول إلى البيانات بشكل فعال لتوفير الوقت والجهود. التصنيف والفهرسة: ستساعدك خدمات تصوير المستندات في iDOX على إنشاء تصنيف عالي المستوى لمستنداتك بحيث يمكنك بسهولة العثور على المستندات التي تم مسحها ضوئيًا ، كما أن التصنيف مفيد أيضًا في مزيد من نتائج البحث. سيزيد التصنيف المصمم جيدًا من نتائج البحث واعتماد الموظف. أمان محسّن - المستند الممسوح ضوئيًا هو مستند قابل للتتبع. إذا لزم الأمر ، يمكن لمستخدمين معينين فقط الوصول إلى المستندات ويمكن إعداد تدفقات العمل جنبًا إلى جنب مع مجموعات الأذونات للفرد ، مما يعزز الأمان ويحافظ على سرية المستند. تحسين حفظ المعلومات - المعلومات المخزنة في تنسيقات ورقية هي معلومات قابلة للتحلل ، وتتدهور أكثر في كل مرة يتم التعامل معها يدويًا. يضمن تصوير المستندات أن يتم حفظ البيانات الأكثر أهمية لنشاطك التجاري وحفظها للمستقبل. التعافي من الكوارث - هناك دائمًا خطر حدوث كارثة ، سواء كانت طبيعية أو من صنع الإنسان. قد يتسبب الحريق أو الفيضانات أو الزلازل أو غيرها من الظواهر المدمرة في حدوث كارثة كبيرة لمستنداتك الورقية مما يؤثر بشكل خطير على عملك. يتيح لك تصوير المستندات الحصول على مستودع آمن لبياناتك يمكن أيضًا مشاركته على السحابة أو نظام إدارة المستندات المحلي ، مما يتيح لك استعادة المستندات الثمينة بنقرة بسيطة. توفير المساحة - مساحة العقارات باهظة الثمن ، ويمكن أن يمنحك التخلص من تخزين الورق مساحة أكبر ، أو تخفيض الإيجار ، أو رسوم تخزين مستندات مخفضة خارج الموقع ، أو إمكانية فتح مكتب جديد. حافظ على التنافسية - من الشركات متعددة الجنسيات إلى المؤسسات الصغيرة ، كانت الرقمنة هي شعار إدارة المستندات القديمة. أدت جهود رقمنة المستندات إلى سداد الأعمال بتكاليف منخفضة وتدفقات عمل فعالة وإشباع العملاء. صديقة للبيئة - تضيف عملية تصوير المستندات ورقمنة المستندات الشاملة إلى الائتمانات الخضراء الخاصة بك وهي مبادرة صديقة للبيئة. إنه يزيل احتياجات إنشاء نسخ احتياطية متعددة والطباعة غير الضرورية ، مما يزيد من الحاصل الصديق للبيئة لشركتك. التحول الرقمي - مسح الصور هو الخطوة الأولى في بناء خطة التحول الرقمي. التبني المبكر هو المفتاح للمؤسسات لضمان النجاح الرقمي والتركيز على توفير التكاليف وتوحيد المعايير. يؤكد قادة الأعمال اليوم على تصوير المستندات باعتباره الخطوة الأولى نحو الرقمنة. عند تنفيذها بدقة بمساعدة خدمة ذات خبرة تقدم مثل iDOX ، يمكن لشركتك رؤية أنماط الفوائد فيما يتعلق بالتكلفة والكفاءة عبر مختلف القطاعات في المؤسسة. يعد الاستثمار في تصوير المستندات بالعديد من المزايا وعائد استثمار استثنائي عند الاستغناء عن الورق